Hóa đơn điện tử là hệ thống để tập hợp các thông tin dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo,lập,gửi, nhận,lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.Việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh bởi giảm thiểu được gánh nặng chi phí, thủ tục và thời gian phát hành hóa đơn.
Chính vì thế , tầm quan trọng của hóa đơn điện tử vô cùng lớn.Khi mới sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhiều doanh nghiệp cũng như người sử dụng thường hay thắc mắc tra cứu ở đâu và làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn.Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn.
1.Phân loại theo mã xác thực của hóa đơn
Hiện nay khi phân chia theo mã xác thực của hóa đơn thì được chia làm 2 loại: hóa đơn có mã xác thực và hóa đơn không có mã xác thực
2.Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử
Nguyên tắc tra cứu hay sử dụng hoá đơn này được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NP-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.”
3.Tra cứu mã hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.
Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.
Bước 3: Cập nhật các thông tin lên số lượng hóa đơn cần dùng tra cứu
Những thông tin có dấu sao là thông tin bắt buộc mà người sử dụng cần điền đầy đủ và chính xác sau đó bấm nút tìm kiếm
Lưu ý:
-Trong trường hợp phải tra cứu cùng lúc nhiều loại hóa đơn bạn nên chuẩn bị ra một file excel rồi đưa lên hệ thống để tra cứu các thông tin một cách đầy đủ nhanh chóng nhất, tránh xảy ra sự thiếu sót không đáng có.
-Nếu muốn tra cứu thêm các loại hóa đơn khác thì tích vào ô hóa đơn đó rồi tìm kiếm
Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu
-Nếu kết quả trả về hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.
-Nếu thiếu một trong hai trường trên thì hóa đơn điện tử được tính là không hợp pháp.
Giải pháp cho trường hợp trên
Cách 1: Liên hệ cho bên người bán xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay chưa, nếu đã phát hành thì thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.
Cách 2: Nếu tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế:
- Thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
4.Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực
Bước 1: Vào trang web xác minh hóa đơn
Truy cập vào trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế hoặc trang tra cứu hóa đơn điện tử. Chọn “Hóa đơn có mã xác thực”->”Xác minh hóa đơn”
Hoặc màn hình có thể hiện thị như sau
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần tra cứu
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
– Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi
- Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …
- Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …
- Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …
– Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
- Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
- Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ….
Trung tâm AST nơi đào tạo kế toán uy tín, đào tạo từ cơ bản đến nâng cao,liên hệ qua hotline hặc Fanpage để được tư vấn chi tiết các khóa học.
