học chứng chỉ kế toán tại thanh hoá

Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai

CÁCH XỬ LÍ HOÁ ĐƠN GTGT VIẾT SAI

Bạn phải làm gì khi viết hóa đơn có sai sót? Nếu kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn sẽ cảm thấy lo lắng và bế tắc vì không có hướng giái quyết, bài viết sau đây Kế tóa AST sẽ hướng dẫn bạn Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai, hướng dẫn xử lí hóa đơn sai sót, phương pháp xử lí hóa đơn GTGT viết sai trong các trường hợp cụ thể.

A. Tổng quan


1. Văn bản hướng dẫn thực hiện:

– Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn
(Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại điều 20)
– Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, quản lý thuế và sửa đổi một số điều về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
(Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại khoản 7, điều 3)

2. Trình tự thực hiện cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai:

– Bước 1: Xác minh sự sai sót:
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là kiểm tra và xác minh lại sai sót, xem xét lại trường hợp của mình thuộc diện nào.
– Bước 2: Xác định thời điểm phát hiện ra sai sót
+ Đã giao hóa đơn cho khách hàng hay chưa
+ Hóa đơn đã kê khai thuế hay chưa
– Bước 3: Xác định lỗi sai cụ thể trên hóa đơn để xử lý đúng quy định

Riêng với trường hợp đặc biệt: hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh
(Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Sau đây, Kế Toán AST sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trong từng trường hợp cụ thể:

A. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):


1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống. gạch chéo hóa đơn viết sai

– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:
+ Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.

>>> Lưu ý: Tham khảo thật kỹ các thông  tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng nhé.

Ví dụ: Công ty AST viết hóa đơn số 0000100 cho công ty A nhưng sau khi viết xong kế toán phát hiện ra mình đã viết sai số tiền >> kế toán sẽ tiên hành gạch chéo 3 liên, giữ lại hóa đơn tại cuống không xé và tiến hành viết lại hóa đơn thay thế và giao cho công ty A.

2.  Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:

 

– Cách xử lý: Trường hợp này kế toán cần:
+ Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
+ Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.

+ Lưu giữ hóa đơn viết sai bằng 1 trong 2 cách:

  • Kẹp tại cuống của quyền hóa đơn (Nên kẹp bằng ghim để tránh mất hóa đơn)
  • Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi CQT yêu cầu.
    (Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)

– Lưu ý:
+ Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
+ Trong trương hợp các bạn đã lập Hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (chưa thanh toán…) nên chưa giao cho khách hàng mà ngày hôm sau trở đi mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì dù chưa giao hóa đơn cho khách hàng chúng ta cũng phải xử lý tương tự như trường hợp đã giao để không bị phạt vì hành vi xuất hóa đơn mà không giao cho khách hàng(Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua sẽ bị phạt từ 4 đến 8 triệu)

Ví dụ 1: Công ty AST viết hóa đơn số 0000100 cho công ty A, kế toán đã xé hóa đơn ra khỏi cuống rồi phát hiện có sai sót >> kế toán tiến hành lưu lại hóa đơn, gạch chéo 3 liên và viết hóa đơn mới thay thế vào đúng ngày viết hóa đơn cũ.

Ví dụ 2: Công ty AST viết hóa đơn số 0000100 cho công ty A, do chưa kịp giao cho công ty A mà hóa đơn vẫn chưa xé khỏi cuống, ngày hôm sau kế toán phát hiện ra sai sót >> kế toán phải tiến hành xử lí như trường hợp đã giao hóa đơn cho khách. Cụ thể như trường hợp dưới đây.

Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai
Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai

B) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:

1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:


  – Cách xử lý: Nếu kế toán đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
+ Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)

Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.

Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.
+ Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.

– Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:
+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi).
+ Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.

– Kê khai – báo cáo thuế:
+ Khi kê khai thuế GTGT: Bên bán và bên mua dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn thu hồi không kê khai)
+ Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bên bán cho số hóa đơn viết sai và cột “Xóa bỏ”

 

Ví dụ: Công ty AST viết hóa đơn số 0000100 cho công ty A và đã giao hóa đơn cho công ty A ngày hôm sau kế toán phát hiện ra sai sót >> kế toán phải tiến hành xử lí lập biên bản thu hồi hóa đơn gửi cho cả 2 bên xác nhận sau đó thu lại hóa đơn đã giao cho khách, gạch chéo và lưu giữ lại.

Kế toán tiến hành lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn bị sai với nội dung đúng và gửi lại cho công ty A. Cả 2 bên không kê khai hóa đơn cũ mà kê khai theo hóa đơn mới. Kế toán AST làm báo cáo tình hìn sử dụng hóa đơn ghi số hóa đơn 0000100 ở cột xóa bỏ.

  1. Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:

TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.

Bên bán thực hiện như sau:
+ Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

+ Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :
Đây là những sai sót về giá trị các bạn có thể ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.
+ Nếu sai cao hơn => các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
+ Nếu sai thấp hơn => Các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
– Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn)
Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.

TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:

+ Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)
+ Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.

=> Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.

C. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai:

Theo diều 9 Thông tư 32 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.


-> Nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
-> Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-> Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

-> Sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
-> Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
-> Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
-> Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

– Các bạn có thể thấy việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai cũng không khác gì việc xử lý hóa đơn giấy lập sai nêu trên. Trường hợp 1 thay bằng việc lập biên bản thu hồi đối với hóa đơn giấy

Hy vọng qua bài viết các bạn đã nắm được cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai mà không còn phải phân vân và lo lắng nữa nhé!

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *