Muốn làm được công việc của người kế toán tiền lương bạn phải là người phải am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Kế toán tiền lương là công việc không nên xảy ra sai sót vì vậy bạn hãy cố gắng làm thật cẩn thận tránh để xảy ra thất thoát thu nhập cho người lao động. Bài viết dưới đây, mô tả các việc làm cơ bản của một kế toán tiền lương để các bạn tham khảo để hiểu thêm về vị trí này.
1 Khái niệm về kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn – nhà hàng sao cho hợp lý nhất.Kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.
– Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng.
– Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật. Các Doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí tăng tích lũy cho đơn vị.
– Quỹ tiền lương của Doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà Doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động do Doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Đứng trên giác độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp bao gồm tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo.
+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như : tiền lương nghỉ phép, nghĩ lễ, nghĩ việc riêng nhưng được hưởng lương …
2.Mô tả công việc của kế toán tiền lương
Nhiệm vụ 1: Chấm công hàng ngày; quản lý, theo dõi việc chấm công của nhân viên
- Lập các bảng chấm công theo quy định hoặc theo mẫu có sẵn của doanh nghiệp
- Hàng ngày quản lý, theo dõi để đảm bảo việc chấm công của nhân viên được thực hiện đầy đủ, chính xác
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động cả về số lượng lẫn chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động, kết quả lao động và thời gian kết thúc lao động cho cấp trên hoặc ghi vào sổ sách để hạch toán lương cho chính xác
Nhiệm vụ 2: Quản lý việc tạm ứng lương của nhân viên
- Xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho nhân viên theo % lương tháng hoặc theo giá trị tiền riêng của từng nhân viên
- Lập các bảng tạm ứng lương, phiếu tạm ứng lương theo quy định hoặc theo mẫu sẵn có
- Tiếp nhận thông tin tạm ứng và giải quyết tạm ứng lương cho nhân viên theo yêu cầu
- Quản lý thông tin về các đợt tạm ứng lương trong tháng của từng nhân viên và của toàn doanh nghiệp
Nhiệm vụ 3: Quản lý kỳ lương chính
- Xây dựng kỳ tính lương theo các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu – kết thúc kỳ lương.
- Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho nhân viên
Nhiệm vụ 4: Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương
- Xây dựng thang bảng lương chi tiết cho từng nhân viên căn cứ vào thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công
- Kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc nghỉ, các chế độ của nhân viên khớp với bảng chấm công
- Định kỳ thực hiện nhiệm vụ tính lương cho nhân viên dựa trên bảng chấm công, các khoản thưởng, trợ cấp phụ cấp, các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN,… nếu có) theo quy định
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên
- Hoàn thiện bảng lương và chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt đúng hạn
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm
- Định kỳ thực hiện thanh toán lương kịp thời và chính xác cho nhân viên theo quy định. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các các khoản tiền lương, các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn
Nhiệm vụ 5: Các công việc khác
- Định kỳ lập báo cáo quyết toán thuế TNCN, biểu mẫu báo cáo BHXH theo quy định
- Lập báo cáo định kỳ về tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn theo quy định
- Cập nhật những thông số tính thu nhập mới khi người lao động được thăng chức – tăng lương, áp dụng tính lương cuối kỳ cho nhân viên
- Kiểm tra, theo dõi tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn; kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn cho nhân viên
- Phối hợp với các bộ phận liên quan lập báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng, chất lượng lao động; đề xuất ý kiến đóng góp nếu cần
- Lưu trữ các dữ liệu kế toán, sổ sách chứng từ có liên quan theo quy định
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp trên
5. Để trở thành kế toán tiền lương chuyên nghiệp, bạn phải trang bị những gì?
Như vậy có thể thấy, kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là vị trí đảm nhận khá nhiều vai trò, chức năng khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp luôn đề ra mức độ yêu cầu khắt khe về mọi mặt trong quá trình tuyển dụng nhân sự dành cho vị trí này. Câu hỏi đặt ra là, để có thể trở thành nhân viên kế toán tiền lương chuyện nghiệp trong bộ máy kế toán và đáp ứng mọi yêu cầu công việc tại các công ty, người lao động hiện nay cần phải trang bị những hành trang, kiến thức hiểu biết gì? Ketoan.vn sẽ cùng độc giả tìm hiểu các yếu tố quan trọng nhất
Thứ nhất, nhân viên kế toán tiền lương hàng kỳ phải đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ hạch toán lương và các khoản liên quan, chính vì thế cần chú trọng tìm hiểu kỹ lưỡng kiến thức lý thuyết kế toán về các nghiệp vụ kế toán tiền lương, tránh thói quen xao nhãng, không chú tâm vào lý thuyết cơ bản dẫn đến những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.
Thứ hai, nhân viên kế toán tiền lương phải theo dõi và tính toán khá nhiều khoản liên quan đến chế độ, lương thưởng của người lao động, vì thế nhân sự muốn theo nghề này cần tìm hiểu kỹ về luật Lao động, luật Bảo hiểm xã hội, luật thuế Thu nhập cá nhân và các luật liên quan để có thể nắm vững và đảm bảo chế độ cũng như quyền lợi dành cho người lao động
Thứ ba, nhân viên kế toán tiền lương phải tiếp xúc, quản lý không ít các loại chứng từ về tiền lương, các khoản trích theo lương cũng như phải lập các bảng tính lương và báo cáo thuế thu nhập cá nhân, … vì vậy người lao động cần chịu khó đầu tư thời gian, công sức để luyện tập và thành thạo các phần phần mềm tin học văn phòng như Word, Power Point, Exel, …để tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và đảm bảo độ chính xác trong công việc. Ngoài ra, việc thực hành các phần mềm, công cụ kế toán cũng rất quan trọng, bởi hiện nay đa phần lãnh đạo đều đi theo hướng trang bị phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp của mình.
Thứ tư, như đã phân tích ở phần trên, ở một vài công ty nhân viên kế toán tiền lương có nhiệm vụ làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của nhân viên … Vì vậy kiến thức về kế toán quản trị quản trị đôi khi cũng rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát sinh của nhà tuyển dụng.
Trung tâm đào đạo kế toán AST chuyên đào tạo nghiệp vụ kế toán, đi từ cơ bản đến nâng cao qua các khóa học đào tạo
Liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc Fanpage
