Tạo bảng chấm công trên excel giúp chúng ta dễ dàng quản lý, với lượng lưu trữ lớn, dễ thao tác và cách hoạt động linh hoạt hơn so với truyền thống giúp các doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hơn công việc quản lý nhân lực. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trên excel cho bạn đọc.
1 Cách làm bảng chấm công theo mô hình phổ biến nhất
Một bảng chấm công trên excel cần có đầy đủ những nội dung chủ yếu sau đây
File chấm công bao gồm 13 sheet, tương ứng với 12 tháng trong năm và danh sách của các nhân viên trong từng bộ phận
Ký hiệu chấm công của mỗi người đều khác nhau và đồng nhất trong suốt 12 tháng liên tục
Bảng chấm công cần ghi rõ số thứ tự, thứ, ngày tháng. Riêng với những ngày nghỉ chủ nhật sẽ được bôi đậm màu
Mỗi ngày sẽ tự tính công cho nhân viên và cuối tháng sẽ tính tổng số công của nhân viên trong tháng đó
Tên của nhân viên sẽ được lấy ra từ danh sách công ty điền vào bảng chấm công
Có thể thực hiện liên kết giữa các tháng với nhau để tiện thao tác
2. Cách tạo bảng chấm công trên excel
Khi bạn đã xác định bảng chấm công của mình cần hoàn thiện như thế nào, vậy bây giờ chúng ta đi vào chi tiết bảng chấm công
Bố cục các sheet
Bước đầu tiên bạn vẽ đầy đủ 13 sheet trong trang tính excel, tuy nhiên nếu chưa thành thạo bạn nên tạo 2 sheet
Sheet 1: Danh sách nhân viên công ty
Ở trong sheet này, nội dung chủ yếu là số thứ tự, họ tên và mã nhân viên của từng người, mỗi người sẽ có một mã nhân viên để tránh sự nhầm lẫn hoặc trùng tên. Ngoài ra trong sheet này còn có thêm thông tin về ngày sinh, quê quán, số CCCD, ngày bắt đầu làm việc
Lưu ý: Bạn nên trừ khoảng 2 3 dòng trên cùng để tạo nên liên kết giữa các sheet với nhau, bên trái sheet nên để dư một cột để dự phòng bổ sung thêm thông tin nếu cần thiết.
Sheet 2: Bảng chấm công cho tháng đầu tiên, sau đó bạn chỉ cần copy bảng tính cho những tháng sau đổi tên tháng là được
3. Cách làm bảng chấm công trên excel
Cách làm bảng chấm công được thực hiện qua các thao tác đơn giản như sau
Bước 1: Lập khung cho bảng chấm công
Gồm các nội dung: Tiêu đề (tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, …). Ở các cột sẽ đề những nội dung như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng (số lượng ngày trong một tháng), 4 hoặc 5 cột quy ra công và 1 cột để ghi chú.
Bước 2: Tạo ngày tháng trên bảng chấm công
Bạn cần phải xác định được năm sử dụng bảng chấm công này. Ví dụ năm 2014 ở D1.
Tiếp đến, xác định tháng sử dụng để chấm công bằng cách sử dụng hàm: =date($D$1;1;1). Hàm Date được dùng để xác định giá trị ngày tháng dựa theo giá trị
Bước 3: Đặt ký hiệu chấm công cho từng nhân viên
Bạn tiến hành lựa chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với từng người:
- Ngày công tính trên thực tế (Đi làm đầy đủ với số ngày công)
- Nửa ngày công (tính làm nửa ngày hoặc nửa ca)
- Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương (Đi họp, ngày phép, công tác, …)
- Ngày nghỉ không tính lương
4. Một số hàm công thức dùng để tạo bảng chấm công trong excel
Để tính công thực tế cho nhân viên, ta sử dụng hàm: =COUNTIF($E11:$A11;$G$34)
- Hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.
Tương tự ở những cột khác ta sẽ đặt những công thức lần lượt như:
- Nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)
- Nghỉ tính lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)
- Nghỉ không có lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)
- Ốm đau hoặc thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)
Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính công của từng đơn vị. Ví dụ như: Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tế + Nửa ngày chấm công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản.
Trên đây là cách chấm công đơn giản bạn có thể áp dụng mà chúng tôi sưu tầm được hy vọng có thể giúp bạn đọc áp dụng vào thực tiễn. Nếu có thêm kiến thức hay về cách tính công hãy để lại phần bình luận và chia sẻ cùng chúng tôi để cộng đồng kế toán ngày càng phát triển hơn.
Trung tâm kế toán AST chuyên đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ kế toán từ cơ bản đến nâng cao thông qua các khóa học
Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc Fanpage để được tư vấn
Rất tuyệt vời ạ