học chứng chỉ kế toán tại thanh hoá

Kỹ năng tin học văn phòng cần nắm vững trong công việc

Ngày nay để bắt kịp với môi trường và nhịp sống hiện đại, con người sẽ phải gắn bó với các thiết bị công nghệ thông tin. Các kỹ năng về tin học văn phòng dần trở thành những kĩ năng không thể thiếu khi làm việc.Khi ai đó đề cập đến các điều khoản ” tin học văn phòng ” cơ sở tin học văn phòng cơ bản của mọi người sẽ có thể nghĩ đến một bộ đồ thị ứng dụng Word – Excel – Powerpoint, nó có các đặc tính ứng dụng rất hữu ích và phổ biến trong việc thực hiện công việc văn phòng và giấy ngày hôm nay.

1 Tin học văn phòng là gì

Khái niệm tin học văn phòng
Khái niệm tin học văn phòng

Tin học văn phòng là một chi nhánh trong ngành cntt, tập trung vào khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong các văn phòng như: thao túng tài liệu, bảng tính, trình bày. Tính toán văn phòng bao gồm các công cụ microsoft office có liên quan như từ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office ExcelMicrosoft Office Power PointMicrosoft Office Access, … Với nhiều phiên bản khác nhau nhưng cơ bản cho công việc văn phòng như là:

    • Tính toán văn phòng cơ bản bao gồm các kỹ năng cơ bản như:
    • Khả năng gõ, chỉnh sửa tài liệu, nhập dữ liệu, trích xuất tệp,…
    • Thành thạo trong việc sử dụng hệ điều hành windows, các ứng dụng máy tính như excel, word, powerpoint.
    • Sử dụng internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, công việc.

2. Vai trò của tin học văn phòng

1. Vai trò của tin học cơ bản

Vai trò của tin học cơ bản
Vai trò của tin học cơ bản
  • Khi cuộc cách mạng khoa học và công nghệ sụp đổ, máy tính là một phát minh quan trọng đóng góp vào việc đưa thế giới gần nhau hơn. Tin học văn phòng giúp mọi người khai thác thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn, trong khi quản lý một lượng lớn dữ liệu mà không chi tiêu nhiều. Tin học cơ bản cũng giúp học sinh trong học tập của họ, học hỏi rất nhiều thông tin về thế giới, xã hội bên ngoài, … Tin học cơ bản đã trở thành một môn học không thể thiếu trong trường học trên khắp thế giới.
  • Tin học cơ bản là một thành tựu phát triển công nghệ vĩ đại cho cuộc sống của mọi người, giúp mọi người cải thiện sự hiểu biết và nhận thức về thế giới quan, và góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước cũng như quốc tế. Tin học văn phòng cũng giúp mọi người làm việc nhanh hơn và thuận tiện hơn nhờ các thuật toán, giảm lao động thủ công, giảm mệt mỏi và căng thẳng.

2. Vai trò của tin học văn phòng

Vai trò của tin học văn phòng
Vai trò của tin học văn phòng

Tin học văn phòng là những kỹ năng cơ bản nhất khi bạn hiểu biết, thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint:

  • Kỹ năng sử dụng Word để chỉnh sửa tài liệu, quy trình và chỉnh sửa tài liệu, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Tin tức hỗ trợ tốt trong việc học, viết bài nghiên cứu, bài luận, báo cáo, hợp đồng, hợp đồng.
  • Kỹ năng máy tính văn phòng Excel để tạo bảng, tính toán bằng các hàm Excel thường được dùng trong văn phòng, công thức có sẵn, nhanh và thuận tiện. Excel là các biểu đồ xây dựng, tính toán, thu nhập và báo cáo chi tiêu, hàng hóa,…
  • Kỹ năng sử dụng Powerpoint để thiết kế, hiện tại và nội dung hiện tại trên máy chiếu, tạo ra một ánh nhìn hấp dẫn, hấp dẫn, chuyên nghiệp.

3. Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bất cứ ai cũng cần có

3.1. Kỹ năng tin học văn phòng – Word

Kỹ năng tin học văn phòng – Word
Kỹ năng tin học văn phòng – Word

Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft.

Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ

Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…

Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art

Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)

Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản

Trộn văn bản: Mail merge

Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word

………………………..

Xem thêm: Cách chèn hình ảnh vào văn bản word.

3.2. Kỹ năng tin học văn phòng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Excel
Kỹ năng tin học văn phòng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản của bộ công cụ này là:

Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….

Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)

Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….

Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu

Vẽ Biểu đồ: Chart

Tạo Link: Hyperlink

Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file

Xem thêm: Hướng dẫn tạo bảng chấm công trên excel

3.3. Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint

Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint
Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint

Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm:

Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart

Tạo link: Hyperlink

Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design

Tạo hiệu ứng amination

Sử dụng slide master

Bảo mật file

Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF

4. Kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng không thể thiếu

4.1. Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Đánh máy bằng 10 ngón tay
Đánh máy bằng 10 ngón tay

Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay hỗ trợ bạn chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng và linh hoạt, những người quen thuộc và thành thạo thậm chí không nhìn vào bàn phím có thể gõ lưu loát. Trong những trường hợp khẩn cấp, cần tài liệu nhanh chóng, bạn cần ghi lại cuộc đối thoại trong cuộc họp, kỹ năng này thực sự thúc đẩy hiệu quả, giúp bạn hoàn thành tài liệu trong thời gian ngắn nhất. Điều này cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm trong mắt ông chủ, ông chủ sẽ tin và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của bạn.

4.2. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính

Kỹ năng sử dụng các phím tắt trên bàn phím
Kỹ năng sử dụng các phím tắt trên bàn phím

Việc nắm rõ các quy tắc sử dụng những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt mà trên bàn phím có sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,… hiệu quả, nhanh chóng nhất.

4.3. Sử dụng email thành thạo

Sử dụng thành thạo email
Sử dụng thành thạo email

Email mang tính quan trọng, phổ biến trong công việc nên bạn cần sử dụng chúng một cách thuần thục. Biết cách dùng email không phải chỉ là việc đánh máy văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi đến những email khác là xong, việc mà bạn biết kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng.

Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email… Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc.

4.4. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo

Các phần mềm máy tính quan trọng
Các phần mềm máy tính quan trọng

Đề cập đến tin học văn phòng thì không thể không đề cập đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như Word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:

  • Có thể nhập được văn bản
  • Có thể tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
  • Sử dụng chức năng Tab trong word
  • Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
  • Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
  • Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày làm việc, theo dõi sản xuất
  • Sử dụng các hàm trong excel để thực hiện thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
  • Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
  • Tạo slide trình chiếu cho bài thuyết trình
  • Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide

5. Sao lưu dữ liệu

Trong nền công nghệ hiện đại 4.0 hiện nay, các công ty đều lựa chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, diện tích không gian lưu trữ,… Vì thế bạn cần biết sắp xếp các dữ liệu theo từng file, từng ổ có hệ thống, logic, dễ nhìn.

Như vậy chúng tôi đã chia sẻ những kiến thức vô cùng bổ ích mà một nhân viên văn phòng cần có giúp các bạn có thể tìm hiểu và học hỏi thêm nhằm trau dồi kiến thức cho bản thân ngày càng hoàn thiện hơn

Trung tâm đào đạo kế toán AST chuyên đào tạo nghiệp vụ kế toán, đi từ cơ bản đến nâng cao qua các khóa học đào tạo

Liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc Fanpage

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.