Bạn đã hiểu rõ về Hóa đơn điện tử? Lợi ích – khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử? đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử? khi nào cần xuất hóa đơn điện tử và Cách xuất hóa đơn điện tử? Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp thuộc diện dưới đây sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử:
– Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm: Doanh nghiệp; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hợp tác xã; tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh.
– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ. – Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.
Chính vì vậy, một kế toán bạn cần phải nắm được những điêu cơ bản về hóa đơn điện tử, khi nào cần phải xuất hóa đơn điện tử và các xuất hóa đơn điện tử. Bài viết này Kế toán AST sẽ giới thiệu đến bạn nhé!
1. Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử
Trước khi muốn biết cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào hay quy trình xuất hóa đơn điện tử ra sao thì bạn cần phải nắm được những kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử,…
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Tại Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ quy định hóa đơn điện tử bao gồm những loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ nội dung yêu cầu với một hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, theo Thông tư, quy định về hóa đơn điện tử thì hóa đơn này còn được phân thành 2 loại là: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Sự khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hóa đơn điện tử này là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì nội dung hóa đơn phải thể hiện mã được cấp, còn với hóa đơn đơn không có mã của cơ quan thuế thì không có mã.
2. Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử
a. Tiết kiệm chi phí:
Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);
b. Dễ dàng quản lý:
– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
c. Thuận tiện sử dụng:
– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
– Quá trình thanh toán nhanh hơn
– Góp phần bảo vệ môi trường
d. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy
Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
3. Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử.
Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.
Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp , điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng
4. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:
- Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
- Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
- Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.
Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
5.Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?
Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:
- Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Nếu bạn đang đi tìm cho doanh nghiệp mình một loại hóa đơn điện tử ưu việt, dễ sử dụng thì bạn hãy liên hệ với chúng tôi:
Địa chỉ: CS1: Lô 76 đại lộ Csedp – phường Đông Vệ – TP Thanh Hóa. Hotline: Mr Hiếu: 0988.925.168 – 0912.240.326 – 096.282.8833 – 070.789.5888 – 02373.999.888 Email: congtyketoanast@gmail.com Website: Facebook: Hiếu Kếtoán Ast & Hiếu AST Fanpage: Cộng đồng kế toán Thanh HoáChúng tôi cam kết sẽ giới thiệu và hướng dẫn chi tiết co bạn về các thông báo phát hành và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
Xem thêm các dịch vụ của chúng tôi :
Dịch vụ đào tạo kế toán thuế tại Thanh Hoá
