học chứng chỉ kế toán tại thanh hoá

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

quy trình phát hành hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/07/2022. Trước khi có thể sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế quản lý. Vậy quy trình phát hành hóa đơn điện tử như thế nào, các bạn tham khảo bài viết của Kế toán AST nhé!

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín, quý doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ của Kế Toán AST chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, dễ sử dụng và giá cả hợp lí.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử

(Theo Mẫu số 1, Thông tư 32/2011/TT-BTC) gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
  • Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
  • Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi

  • Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
  • Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

  • Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
  • Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…);
  • Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo;
  • Ngày lập Thông báo phát hành;
  • Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015) được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.

  • Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
  • Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.
tra cứu thông báo phát hành hóa đơn
tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Bước 1: Xác định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3: Nhận thông báo của Cơ quan thuế

  • Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

  • Ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn.
  • Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.
  • Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp đính kèm thông báo phát hành hoá đơn qua mạng.
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Quy định về việc xuất hóa đơn điện tử

Cũng như hóa đơn giấy, các doanh nghiệp cũng bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử.

Sau khi hoàn thành các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, khởi tạo, thiết lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng khi phát sinh các giao dịch mua bán hàng hóa.

Các nội dung và thông tin trên hóa đơn phải được thiết lập đúng theo quy định của nhà nước.

Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử hợp lý, đúng với quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.

Chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, họ tên và được đóng dấu trên văn bản.

Lưu ý:

  • Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn thì bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
  • Chỉ xuất hóa đơn điện tử đối với các loại hàng hóa được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư. Đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
  • Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn.
  • Phải chú ý đến câu từ khi lập hóa đơn điện tử.

Thời gian lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng và cung ứng dịch vụ, các doanh nghiệp cần chú ý đến thời gian lập hóa đơn:

  • Đối với bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.
  • Đối với cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn chính là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
  • Nếu như doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng và bán hàng hóa, dịch vụ thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.
  • Đối với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn chính là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình.
  • Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày theo thỏa thuận của người xuất khẩu và nhập khẩu.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành.
  • Bước 2: Lập hóa đơn và ký điện tử.
  • Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn đến cho khách hàng.
  • Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót nếu có (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn).
  • Bước 5: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

Xem thêm:

khoá học đào tạo kế toán ở Thanh Hoá của chúng tôi bao gồm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *